Folha de pagamento: o que deve constar?

A folha de pagamento é um documento obrigatório para a prestação de contas da contabilidade em empresas. Muitas pessoas confundem-se com o termo cotidiano de “folha de pagamento”, como se fosse algo abstrato. Na verdade, trata-se de um documento técnico, com normas e exigências específicas.

Saiba o que é, na prática a folha de pagamento, e quais dados devem constar nela:

O que é a folha de pagamento?

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A folha de pagamento é um documento correlacionando dados trabalhistas remunerações. Deve, distintamente, demonstrar quem são os empregados e quanto ganha cada um deles – incluindo salário, remunerações adicionais, descontos e benefícios.

O documento deve declarar todos estes dados de forma precisa, e sua manutenção é obrigatória.

O que deve constar na folha de pagamento?

Estes são os dados obrigatório que devem constar em uma folha de pagamento corretamente preenchida:

Salário

O salário é o valor fixo pago mensalmente para cada trabalhador. É a contraprestação do serviço por ele realizado. O salário pode ser definido de acordo com a forma de trabalho: mensalmente, por hora, por desempenho e etc.

Remuneração

Além do salário, é comum que empregados recebam outros tipos de remuneração. São fatores adicionais e monetário que somam-se ao salário fixo. Diferenciam-se do salário em diversos aspectos, mas somam-se a ele como montante financeiro. Em alguns casos, a remuneração pode ser interpretado como algo de natureza salarial. Todas as remunerações devem ser devidamente discriminadas.

Férias

Deve constar, na folha de pagamento, o benefício adicional das férias de forma discriminada. As férias fazem parte do custo total da folha de pagamento e não constituem uma contraprestação ao serviço realizado pelo trabalhador, não incidindo impostos sobre ela.

Horas extra

As horas extra de trabalho devem constar de forma separada, considerando que configuram-se trabalho extraordinário, com remuneração condizente. Uma hora extra de trabalho gera 50% a mais de remuneração do que uma hora comum. Por isso, é importante que as horas extra estejam declaradas à parte das horas de trabalho comuns.

Adicionais de insalubridade e periculosidade

Caso a atividade profissional envolva a exposição a agente nocivo à saúde ou e/ou situação de risco à sua integridade física, faz-se necessário o pagamento de valores adicionais à hora trabalhada. No caso da periculosidade, paga-se um adicional de 30% sobre a hora trabalhada, enquanto a insalubridade depende da categoria do risco. Os dois bônus sobre a remuneração devem ser declarados de maneira distinta na folha de pagamento.

Adicional noturno

O adicional de 20% sobre as horas trabalhadas entre 22h e 5h também deve ser declarado de maneira distinta. Para fins de declaração, considera-se automaticamente 52 minutos e 30 segundos trabalhados à noite como uma hora noturna.

Salário família

Trata-se de um benefício para a mantimento de famílias cujos provedores não alcancem determinada renda. Caso seja a situação dos empregados da empresa, deve-se declarar o benefício na folha de pagamento.

Décimo Terceiro Salário

Assim como as outras remuneração, o 13º salário deve ser declarado de forma discriminada na folha de pagamento da empresa. A regra vale para aqueles pagos em única parcela, ou distribuídos ao longo do ano.

Descontos declarados

Além dos recebimentos, devem ser declarados todos os descontos sobre a remuneração do empregado. Isso inclui dados como a quebra de caixa e a não remuneração (como em faltas, atrasos ou saídas injustificadas).

Além disso, a contribuição sindical obrigatória descontada no mês de março deve ser declarada. O recolhimento de outros encargos e tributos, como aqueles relativos ao INSS e ao FGTS também são obrigatoriamente declarados na folha de pagamento.

No caso de retenção do Imposto de Renda direto na fonte, cabe à empresa declarar o valor tributado sobre o salário em sua folha de pagamento. Em outras palavras, é de sua responsabilidade declarar tanto os gastos com aquele trabalhador, quanto o valor líquido recebido por ele.

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